Tasan kuukausi häihin

Kohta mennään. Voin ihan rehellisesti todeta, että emme juurikaan ole jännittäneet häitä tämän puolentoista vuoden suunnittelurupeaman aikana, mutta nyt viimeisen parin viikon aikana on jännitys astunut osaksi arkea todella vahvasti. Se tulee ja menee vähän niin kuin aallot – välillä on rauhallista ja hetken päästä se pyyhkii kaiken rauhan mennessään. Älkää ymmärtäkö väärin. Tämä jännitys ei ole negatiivista tai ahdistavaa vaan ennemmin sellaista positiivista kihinää, jossa on ripaus kauhua mukana.

Lähtökohtaisesti on aivan käsittämätöntä lähteä suunnittelemaan omia häitä vieraaseen maahan, paikkaan, jossa emme ole koskaan käyneet. Kaikki suunnittelu ja paikallisten palveluntarjoajien kanssa palaveeraaminen on ollut sähköpostin, viestien ja etäkokousten varassa.

Kuva: Sonja Siikanen

Paikoin kielimuuri on aiheuttanut eräänlaisen rikkinäinen puhelin -efektin ja asioita on saanut tarkentaa monta kertaa. Tämä ei kuitenkaan ole ollut mahdotonta, eikä edes kovin stressaavaa, koska meillä on molemmilla käytössä muutama aika hyvä “työkalu” tällaisissa tilanteissa selviämiseen. Olkoon tämä postaus siis vinkkilista kaukana kotoa hääjuhliaan suunnitteleville.

Taustatyö

En voi mitenkään korostaa liikaa taustatyön tekemistä. Euroopan mittakaavalla erilaisia hääpaikkoja on tarjolla lukemattomia määriä. Todella monet ovat äärimmäisen houkuttelevia ja paikkojen sivut viimeisen päälle mietittyjä. Se ei kuitenkaan aina kerro koko totuutta siitä millainen paikka todellisuudessa on.

Ensimmäiseksi kannattaa vaan etsiä itseä miellyttäviä paikkoja hyvin laajalla otannalla. Meillä Sonja teki tämän työn. Tästä laajasta listasta tehdään yhdessä short list, jossa oleviin paikkoihin laitetaan sähköposti. Sonja scouttasi eri paikkoja, teki short listin ja sen jälkeen laittoi yhteydenoton eri paikoille. Short listille on hyvä saada noin viisi eri paikkaa.

Edellä puhuin paikoista, mutta sama koskee myös myös muita palveluntarjoajia. Kun paikka on päätetty, pitää kilpailuttaa myös muut palveluntarjoajat, jollei päädy ottamaan all inclusive -pakettia jostain häitä järjestävästä paikasta. Lämpimästi suosittelen kuitenkin tekemään vähän enemmän töitä itse kuin ottamaan valmiita paketteja, varsinkin, jos haluaa häistään edes vähän hääparin näköiset.

Viestintä

Kommunikaatiotyylit vaihtelevat Euroopankin sisällä paljon. Me lähestyimme palveluntarjoajia aina englanniksi, koska se on kieli, jonka hallitsemme hyvin. Viesteissä pyrimme selkeyteen. Tämä siis tarkoittaa sitä, että kerroimme ensin itsestämme, sitten toiveistamme ja esitimme meille tärkeitä kysymyksiä. Kysymykset ovat tärkeitä. Niihin vastaamisesta huomaa heti onko palveluntarjoaja sellainen, jonka kanssa on mahdollista jatkaa yhteistyötä.

Saimme monia viestejä, joissa meitä puhuteltiin “bride and groom”, kysymyksiin ei vastattu lainkaan tai vastattiin vain ensimmäiseen kysymykseen. Nämä kaikki ovat huonoja merkkejä. Jouduimme monasti myös odottamaan vastauksia viikkoja. Hääpaikalta, joka myöhemmin valikoitui juhlapaikaksemme, vastattiin vuorokauden kuluessa, puhuteltiin meitä nimillä ja vastattiin kaikkiin esittämiimme kysymyksiin.

Listat, taulukot, suunnitelmat

Me olemme molemmat olleet mukana kaikenlaisissa produktioissa mukana suunnittelu- ja toteutuspuolella. Tämä kokemus on ehdoton etu tällaisissa häät ulkomailla -hommissa. Meillä on siis yhteinen, jaettu kansio, jonne molemmat ovat luoneet eri tiedostoja omien vastuualueidensa mukaan. Sonja rakastaa excel-taulukoita ja budjetointia, joten ne ovat olleet pääsääntöisesti hänen vastuullaan. Minä rakastan aikatauluja ja tilaisuuksien kulun ja logistiikan suunnittelua, joten nämä asiat ovat jääneet enemmän minun vastuulleni. Me molemmat rakastamme listojen tekemistä ja niitä olemme tehneet yhdessä.

On kyse mistä tahansa isommasta kokonaisuudesta, niin mikään määrä tietoa ei voi olla liikaa. Sen lisäksi tuo tieto pitää olla kaikkien asianosaisten saavutettavissa. Osa suunnitelmista, listoista etc on osoittautunut turhiksi siinä mielessä, että kyseisiin tiedostoihin ei ole ollut tarvetta palata niiden luomisen jälkeen, mutta on oleellista, että ne ovat olemassa. Tehty ajatustyö ei näin katoa minnekään eikä ole vain yhden ihmisen muistin varassa.

Riippuu paljon juhlista millaisia tiedostoja tarvitaan, mutta oman kokemukseni perusteella ainakin ajantasainen budjetti, hääviikon ja -päivän aikataulu sekä jonkinlainen vastuualuejako häätiimille ovat oleelliset. Muu on sitten extraa. Toki on myös viisasta luoda oma kansionsa mahdollisille matkalipuille, matkavakuutuskortille ja passikopioille (jos sekä passi että paperikopio passista katoavat). Näin ei olla ihan tyhjän päällä, jos jotain sattuu.

Meiltä löytyy kaksi oleellista listaa: pakkauslista ja to do -lista. Kun juhlimme häitämme kaukana kotoa, emme tietenkään voi roudata mukanamme valtavaa määrää kaikenlaista tilpehööriä. Jäämme kuitenkin kiertämään Eurooppaa hääjuhlan jälkeen, joten emme pakkaa vain häihin vaan myös reilille. Pakkauslistalla on kaikkea kynistä, siimaan, sadetakkeihin ja kymmeniin alusvaatteisiin. Kun lista on olemassa, ei käy tilannetta, että unohtaisimme jotain oleellista matkasta. To do -lista on meillä hyvin sidoksissa pakkauslistaan sillä tarvitsemme tiettyjä asioita (lähinnä reilin takia), jotka pitää hankkia ennen matkaa. Listat on myös tehty muotoon, jossa voimme näppärästi ruksia sen lokeron, jonka olemme jo hoitaneet.

Käytä rahat viisaasti

Jokaisessa maassa on liuta hääsuunnittelijoita, jotka auttavat nimenomaan ulkomailta käsin hääpaikkaa etsiviä ja häitään suunnittelevia. Heidän palvelujensa taso vaihtelee suuresti. Jos et jaksa tai halua kuluttaa varsinaiseen “häätyöhön” valtavasti aikaa, voi hyvä ja luotettava hääsuunnittelija olla ihan järkeväkin sijoitus. Kannattaa kuitenkin muistaa, että hääala on konservatiivinen (sekä Suomessa että muualla) ja joskus voi olla vaikea saada läpi omia ajatuksia, jos ne poikkeavat kovasti siitä, mikä mielletään standardiksi. Me esimerkiksi vuokraamme valot paikalliselta hääsuunnittelijalta, joka oli loputtoman huolissaan siitä, että emme vuokraa pöytiä, tuoleja, tuolihuppuja whatnot, koska “silloinhan tuolit ovat kaikki erilaisia”. Oli hyvin haastavaa selittää, että mix-and-match on todellakin se vibe, jota haemme eikä geneerinen “häät ranskalaisella maaseudulla”. Ei meille tule edes pöytäliinoja – voitteko kuvitella!

Vaikka yleensä olen “enemmän on enemmän” -tyyppinen ihminen, niin häiden suhteen olen kallistumassa “vähemmän on enemmän” -tyypiksi. Tämän muutoksen on mahdollistanut nimenomaan se, että en voi mitenkään haluta kaikkea, koska en mitenkään saa kaikkea tuhansien kilometrien päähän. Me panostamme ruokaan, miljööseen, valoihin, valokuviin ja tunnelmaan. Haemme kukkia paikalliselta torilta ja poimimme linnan tiluksilta (tähän on lupa) ja teemme asetelmat itse. Kynttilöitä tulee, jos löytyy kivoja tai sitten ei tule. Pöytäkoristeet ovat minimissä tai oikeastaan niitä ei ole. Me emme siis ole käyttäneet hääsuunnittelijoiden palveluita vaan olemme halunneet tehdä itse, koska sillä tavalla saamme juuri sitä mitä me haluamme sillä hinnalla, jonka olemme valmiit maksamaan. Pointti on siis se, että tehkää itsellenne hyvin selväksi se mihin haluatte panostaa ja kuinka paljon rahaa olette valmiit käyttämään saadaksenne sen mitä haluatte.

Aika

Lopuksi vielä muutama sana ajasta. Häät on mahdollista suunnitella ulkomaille tällaisella puolentoista vuoden aikajänteellä. Lyhyempikin varmasti onnistuu, mutta vaatii hääparilta enemmän. Olemme voineet olla aivan rauhassa, miettimättä järjestelyjä pitkiäkin aikoja. Koska juuri mitään “hankittavaa” ei ole, niin eipä ole paljon tekemistäkään. Tämä luonnollisesti tarkoittaa sitä, että hääjuhlaa edeltävä viikko linnalla voi olla aika tiukka kaikkien järjestelyjen takia, mutta meillä on erinomainen häätiimi.

Aika on tärkeää myös siksi, että suunnitelmat saavat rauhassa muhia ja jalostua. Meilläkin moni asia on muuttunut matkan varrella ja jos olisimme yrittäneet tehdä tämän nopeammalla aikataululla, olisi lopputulos ollut ihan toisenlainen. Ei välttämättä huonompi, mutta ei ainakaan parempi. Täysin epävirallisen ja mutuun perustuvan “tutkimukseni” perusteella (suoritettu FB:n monissa hääryhmissä) parin vuoden suunnitteluaika on aika tavanomainen. Me pystyimme nipistämään siitä puoli vuotta, koska (nyt tulee taikasanoja) me menemme sesongin ulkopuolella naimisiin. Keski- ja Etelä-Euroopassa (mutta myös Suomessa) lokakuu on jumalaisen kaunista aikaa. Sesongin ulkopuolella monesti myös hinnat ovat hieman alhaisemmat. Tämäkin on asia, jota kannattaa miettiä omien häiden suhteen: minä aikana järjestän juhlat?

Lopuksi

Tässä nyt muutama vinkki häitään suunnitteleville. Voin myös paljastaa, että olemme puolittain vitsillä miettineet, että pitäisikö meidän lisätä firman palveluvalikoimaan queer elopment and wedding kokonaisuus. Olisipas ihanaa vaan järkkäillä queer-häitä. (Emme lupaa mitään. Juhlitaan noi omat nyt ensin.)

–Tinksu